Whatsapp Aydınlatma Metni

---

SOMA BELEDİYESİ

6698 SAYILI KANUN KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN

WHATSAPP İHBAR HATTI AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Belediyesi’ne ihbar, talep ve bildirimlerinizi telefon, e-posta ve fiziki başvuru gibi alternatif kanallar üzerinden de iletebilirsiniz. Belediyemiz tarafından sunulan WhatsApp hattı, ilgili kişiler bakımından tercihe bağlı bir iletişim kanalıdır.

WhatsApp, yurt dışı menşeli bir mesajlaşma uygulaması olduğundan, bu kanalın kullanılması halinde tarafınızca paylaşılan mesaj içerikleri, telefon numarası, profil bilgisi, tarih-saat bilgileri ile gönderilen fotoğraf/video/belge gibi kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması söz konusu olabilecektir. Bu nedenle, bu kanal üzerinden zorunlu olmadıkça özel nitelikli kişisel veri, üçüncü kişilere ait veri ve gereksiz kişisel bilgi paylaşmamanız önerilir.

WhatsApp kanalını kullanmak istememeniz halinde Belediyemize aşağıdaki alternatif kanallar üzerinden başvurabilirsiniz:

1. 0 236 613 24 16 numaralı hat üzerinden
2. Kurtuluş Mh. Cengiz Topel Meydanı No : 8 Soma Manisa şahsen veya yazılı başvuru ile
3. bilgi@soma.bel.tr adresine mail yoluyla başvuruda bulunabilirsiniz.

Belediyemiz, WhatsApp hattı üzerinden iletilen verileri; ihbar/bildirimlerin alınması, ilgili birime yönlendirilmesi, değerlendirilmesi ve gerekli hâllerde yetkili mercilere iletilmesi amaçlarıyla işlemektedir.

Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

Adres: Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Soma Belediyesi tarafından WhatsApp ihbar hattı üzerinden ilettiğiniz bildirim, ihbar, şikâyet, talep ve ekler kapsamında, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz; WhatsApp üzerinden gönderdiğiniz mesajlar, telefon numaranız, profil bilgileriniz, mesaj içerikleri, tarih-saat bilgileri ile tarafınızca iletilen fotoğraf, video, ses kaydı ve belge ekleri aracılığıyla toplanabilir. Ayrıca, ihbar/bildirim içeriğinin belediye kayıt sistemlerine aktarılması, ilgili birimlere yönlendirilmesi ve işlem altına alınması sırasında da kişisel verileriniz işlenebilir. Aydınlatma yükümlülüğünde kişisel verilerin hangi yöntemle elde edildiğinin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

Kişisel verileriniz; mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilebilir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-b),
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e),
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Bu kapsamda;

• acil nitelikteki ihbarlarda ve kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunmasının zorunlu olduğu durumlarda KVKK m.5/2-b,
• ihbarın kayıt altına alınması, ilgili birimlere yönlendirilmesi, resmî süreçlerin yürütülmesi ve gerekli bildirimlerin yapılması bakımından KVKK m.5/2-ç,
• belediyenin olası uyuşmazlıklarda haklarını koruyabilmesi, delil oluşturabilmesi ve yargısal/idari süreçleri yürütebilmesi bakımından KVKK m.5/2-e,
• ihbar hattının işletilmesi, belediye hizmetlerine ilişkin bildirimlerin alınması ve kamu düzeni/güvenliği ile hizmet sürekliliğinin sağlanması bakımından ise somut olaya göre KVKK m.5/2-f değerlendirilebilir.

Önemli not – WhatsApp kanalı ve yurt dışına aktarım riski:

WhatsApp, yurt dışı menşeli bir mesajlaşma uygulaması olduğundan; bu kanalın kullanılması halinde mesaj içerikleri, telefon numarası, profil bilgileri, tarih-saat bilgileri ve gönderilen ekler gibi kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması söz konusu olabilecektir.

Bu nedenle, WhatsApp hattı zorunlu bir başvuru kanalı değildir; Belediyemize alternatif iletişim kanalları üzerinden de başvurabilirsiniz. WhatsApp kanalını kullanmanız halinde, bu kanalın yurt dışı menşeli yapısından kaynaklanan aktarım riski konusunda bilgilendirildiğiniz kabul edilir; ancak aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden bağımsızdır. Kurum, aydınlatma ile açık rızanın birbirinin yerine geçmeyecek şekilde yürütülmesi gerektiğini vurgulamaktadır

İşlenen Kişisel Verileriniz

 Kişisel verileriniz, Soma Belediyesi tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, WhatsApp ihbar hattı üzerinden ilettiğiniz bildirim, ihbar, talep ve ekler kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

Kimlik: Kimliğinizi belirlemeye yarayan veriler. (Örn. ad-soyad; tarafınızca paylaşılması hâlinde T.C. kimlik numarası veya diğer kimlik bilgileri)

İletişim: Sizinle iletişim kurulmasına imkân veren veriler. (Örn. telefon numarası, tarafınızca paylaşılması hâlinde e-posta adresi veya adres bilgisi)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: WhatsApp hattı üzerinden tarafınızca iletilen görsel ve işitsel içerikler. (Örn. fotoğraf, video, ses kaydı)

Başvuru / İhbar / Şikâyet İçeriği: İhbar veya bildirim kapsamında tarafınızca paylaşılan olay, kişi, yer, tarih, açıklama ve benzeri içerik bilgileri ile bunlara ilişkin metin kayıtları.

İşlem Güvenliği: Dijital iletişim sürecinde oluşan teknik ve işlem güvenliğine ilişkin veriler. (Örn. mesaj tarih-saat bilgileri, işlem kayıtları, IP bilgisi mevcutsa buna ilişkin kayıtlar, sistem logları)

Diğer Veriler: Yukarıdaki kategorilerde yer almayan ancak ihbar/bildirim içeriğinde tarafınızca iletilen diğer veriler. (Örn. olay yeri bilgisi, plaka bilgisi, belge/fotoğraf içinde yer alan diğer bilgiler)

Özel nitelikli kişisel veriler (varsa):

WhatsApp ihbar hattı üzerinden kural olarak özel nitelikli kişisel veri paylaşılmaması esastır. Ancak tarafınızca sağlık verisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri verisi veya başka bir özel nitelikli kişisel veri paylaşılması hâlinde, bu veriler yalnızca somut ihbarın/incelenen olayın gerektirdiği ölçüde, ilgili mevzuat ve KVKK m.6/3 kapsamında uygun işleme şartına dayanılarak işlenebilir. Kurumun güncel rehberi, özel nitelikli verilerde veri türüne göre uygun hukuki sebebin seçilmesi gerektiğini açıkça belirtmektedir.

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

Kişisel verileriniz; Soma Belediyesi tarafından WhatsApp ihbar hattı üzerinden iletilen bildirim, ihbar, şikâyet ve taleplerin alınması ve değerlendirilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

1. İhbar, bildirim, şikâyet ve taleplerin alınması: WhatsApp hattı üzerinden iletilen mesaj, fotoğraf, video, ses kaydı ve diğer eklerin teslim alınması, kayıt altına alınması ve başvurunun oluşturulması.
2. Başvurunun değerlendirilmesi ve ilgili birime yönlendirilmesi: İhbar veya bildirimin konusuna göre ilgili belediye birimine, yetkili personele veya gerekli görülen iç süreçlere yönlendirilmesi ve işlem akışının başlatılması.
3. Olayın/iddianın incelenmesi ve gerekli işlemlerin yürütülmesi: İhbar veya şikâyet konusu olayın araştırılması, inceleme yapılması, tespitlerin değerlendirilmesi ve belediyenin görev alanına giren gerekli iş ve işlemlerin yürütülmesi.
4. Başvuru sahibine geri dönüş yapılması ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi: Gerekli hâllerde başvuru sahibiyle iletişime geçilmesi, ek bilgi/belge talep edilmesi ve süreç hakkında bilgilendirme yapılması.
5. Acil durum, kamu düzeni ve güvenliğe ilişkin bildirimlerin değerlendirilmesi: Hayat, beden bütünlüğü, kamu düzeni veya belediye hizmetlerinin güvenliği bakımından önem taşıyan bildirimlerin hızlı şekilde değerlendirilmesi ve gerekli mercilere iletilmesi.
6. Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi: Belediyenin ilgili mevzuat kapsamında kayıt tutma, saklama, arşivleme, bildirim ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi. Aydınlatma metninde hukuki sebebin ve amacın açıkça belirtilmesi gerekir.
7. Denetim, inceleme ve resmî süreçlerin yürütülmesi: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılabilecek denetim, inceleme ve değerlendirme süreçlerinde gerekli bilgi ve belgelerin hazırlanması ve sunulması.
8. Hukuki iş ve işlemler ile hakların korunması: Yargı organları ve/veya idari makamların usulüne uygun taleplerinin karşılanması, hakların tesisi, kullanılması veya korunması ve olası uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi.
9. Bilgi güvenliği ve sistem güvenliğinin sağlanması: WhatsApp hattı üzerinden alınan verilerin belediye kayıt sistemlerine aktarılması, bilgi güvenliği süreçlerinin işletilmesi ve gerekli teknik-idari tedbirlerin uygulanması.
10. Kurumsal raporlama ve süreç iyileştirme: İhbar hattının işleyişine ilişkin raporlama, istatistik üretimi ve hizmet süreçlerinin geliştirilmesi; mümkün olan hâllerde anonimleştirme ve ölçülülük ilkeleri gözetilerek.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca işleme amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Yurt içi aktarımda, kişisel verilerin işlenmesi için aranan hukuki şartların aktarım bakımından da sağlanması esastır.

1. Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talep ve denetimleri kapsamında, talep amacıyla sınırlı olarak; ayrıca mevzuattan kaynaklanan bildirim ve resmî süreçlerin yürütülmesi amacıyla aktarım yapılabilir. Kamu kurumlarının denetim ve teftiş süreçlerine ilişkin talepler bu kapsamda değerlendirilebilir.
2. Yargı mercileri, kolluk birimleri ve yetkili idari makamlar: İhbar veya bildirimin niteliğine göre, adli/idari süreçlerin yürütülmesi, kamu düzeni ve güvenliğine ilişkin bildirimlerin değerlendirilmesi, hakların tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla aktarım yapılabilir.
3. İlgili belediye birimleri ile iş birliği yapılan kamu kurum ve kuruluşları (varsa): İhbarın veya bildirimin konusuna göre, olayın incelenmesi, ilgili birime yönlendirilmesi, belediyenin görev alanına giren iş ve işlemlerin yürütülmesi ve kamu hizmetinin koordineli şekilde yerine getirilmesi amacıyla, yalnızca ilgili hizmet ve süreçle sınırlı olarak aktarım yapılabilir.
4. Elektronik ileti/teknik altyapı hizmet sağlayıcıları ve veri işleyenler (varsa): İhbar hattının işletilmesi, mesajların belediye kayıt sistemlerine aktarılması, teknik bakım-destek, yazılım ve benzeri hizmetlerin sunulması amacıyla, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve veri işleyen sıfatıyla aktarım yapılabilir. Alıcı grupları ve işleme faaliyetlerinin veri envanteri/VERBİS yaklaşımıyla uyumlu şekilde belirlenmesi gerekir.

Yurt dışına aktarım:

Belediyemiz, kişisel verilerinizi kendi sistemleri üzerinden ayrıca yurt dışına aktarmamayı esas almaktadır. Bununla birlikte, ihbar hattının WhatsApp uygulaması üzerinden kullanılması halinde, söz konusu uygulamanın yurt dışı menşeli yapısı nedeniyle kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması riski doğabilecektir. Bu nedenle WhatsApp kanalı tercihe bağlı olup, alternatif başvuru yolları da tarafınıza sunulmaktadır.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Belediyeye bağlı merkez/birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, yeni süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Devlet arşiv rejimi ve arşiv mevzuatı kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Belediyemizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi almak isterseniz, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanalları üzerinden Belediyemize başvurabilirsiniz.

İlgili Kişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Belediyemize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

1. Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgelerle birlikte Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye adresine şahsen/posta yoluyla iletebilirsiniz.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
3. Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Belediyemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, bilgi@soma.bel.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. (Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir.)

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgeleri sunmanız beklenir. Belediyemiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır.

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Belediyemiz internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.