Vatandaş Aydınlatma Metni

---

SOMA BELEDİYESİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA VATANDAŞ AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Belediyesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Soma Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

Adres: Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

 Kişisel verileriniz; Belediyemize yapılan başvurular (dilekçe, e-belediye başvuruları, CİMER/Bilgi Edinme başvuruları dâhil), Belediye hizmet noktaları ve bağlı birimler aracılığıyla yürütülen işlemler, çağrı merkezi/iletişim kanalları, kurumsal web sitesi ve e-belediye uygulamaları, belediye tesislerine giriş-çıkış ve fizikî mekân güvenliğine ilişkin kayıt sistemleri (ör. kamera kayıtları), belediyenin görev alanına giren hizmetlerin ifası sırasında kullanılan bilgi sistemleri ve Belediyenin resmî sosyal medya hesapları üzerinden yapılan bildirim/başvurular kapsamında; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

Kişisel verileriniz; Belediyemizin tabi olduğu mevzuat kapsamında kamu hizmetlerinin yürütülmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, başvuru/talep/şikâyet süreçlerinin yönetilmesi ve hakların tesisi/kullanılması/korunması amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a): Belediyenin görev ve yetkilerinin mevzuat gereği yerine getirilmesi için zorunlu hâllerde,
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç): Bildirim, kayıt tutma, arşivleme, bilgi-belge sunma gibi yükümlülükler kapsamında,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e): Uyuşmazlık, itiraz ve başvuru süreçlerinde hakların korunması için gerekli hâllerde,
• Meşru menfaat için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, hizmetlerin güvenli/etkin yürütülmesi için zorunlu hâllerde hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Açık Rıza (İstisnai): Kişisel verilerinizin işlenmesinde Kanun’da öngörülen diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rızanıza başvurulur. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden bağımsız yürütülür.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler 

Belediyemiz, vatandaşlara yönelik hizmet süreçlerinde kural olarak özel nitelikli kişisel verileri yalnızca zorunlu hâllerde ve asgari veri ilkesiyle işler. Özel nitelikli kişisel verileriniz (ör. sağlık/engellilik bilgisi), KVKK m.6/3 kapsamında işlenen veri türüne ve ilgili sürece göre seçilen uygun işleme şartına dayanılarak ve gerekli teknik-idari tedbirler alınarak işlenir.

 

Vatandaş süreçlerinde sağlık verilerinin işlenmesi gündeme geldiğinde, somut olaya göre çoğunlukla aşağıdaki şartlar değerlendirilir:

• KVKK m.6/3-b (Kanunlarda açıkça öngörülmesi): Engellilik/sağlık raporu vb. verilerin, ilgili sosyal hizmet/yardım veya belediye hizmeti kapsamında mevzuat gereği işlenmesinin zorunlu olduğu hâllerde,
• KVKK m.6/3-f (İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması): Sosyal hizmet/sosyal yardım süreçlerinde (örn. destek/indirim/yardım başvuruları) zorunlu olan hâllerde,
• KVKK m.6/3-e (Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum/kuruluşlarca…): Sağlık verisinin, yetkili sağlık birimleri/sağlık hizmeti sunucuları veya sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce ilgili amaçlarla gerekli olduğu hâllerde.

Açık rıza (istisnai): Yukarıdaki şartların bulunmadığı veya ilgili işlem/faaliyet bakımından uygulanamadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde KVKK m.6/3-a kapsamında açık rızanıza dayanılabilir.

Kişisel verileriniz, mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz, Belediyemiz tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, vatandaşlara sunulan hizmetler ve yürütülen başvuru/işlem süreçlerine göre aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/doğum yeri, cinsiyet, uyruk, medeni hâl, imza)

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Örn. telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri/adres bilgisi)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel/işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. fotoğraf; çağrı merkezi üzerinden işlem yapılması hâlinde ses kaydı)

Fiziksel Mekân Güvenliği: Belediye hizmet binaları/tesislerinde güvenliğe ilişkin veriler. (Örn. kamera görüntü kayıtları, ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları)

Müşteri İşlem Verisi (Vatandaş İşlem Verisi): Belediye hizmetlerinden yararlanma ve belediye ile yürütülen işlem süreçlerine ilişkin bilgiler. (Örn. başvuru/başvuru numarası, abone/tesisat numarası (varsa), tahakkuk bilgileri, fatura/makbuz bilgileri, talep-şikâyet kayıtları, işlem geçmişi)

Finans: Ödeme/tahsilat ve mali işlemlere ilişkin bilgiler. (Örn. ödeme/dekont bilgileri, tahsilat bilgileri; gerekli hâllerde banka hesap bilgisi/IBAN)

Hukuki İşlem: Belediyenin taraf olduğu veya belediye nezdinde yürüyen süreçler kapsamında hukuki işleme ilişkin veriler. (Örn. dava/icra dosyası bilgileri, tebligat bilgileri, uzlaşma/itiraz süreçlerine ilişkin kayıtlar, mahkeme/idarî makam yazışmaları)

e-Belediye / Dijital Hizmet Kullanımı (İşlem Güvenliği): Belediyemizin kurumsal web sitesi/e-belediye gibi dijital kanallarının kullanımı sırasında oluşan işlem ve güvenliğe ilişkin kayıtlar. (Örn. IP adresi, internet sitesi/e-belediye giriş-çıkış kayıtları, işlem logları, çerez kayıtları; kullanıcı hesabı varsa kullanıcı adı/ID)

Not: Şifre/parola gibi bilgiler mümkün olduğunca maskelenmiş/kriptolu şekilde işlenir; gerekli teknik-idari tedbirler uygulanır.

Sağlık Verisi (Özel nitelikli kişisel veri): Vatandaşın talep ettiği hizmetin niteliğine göre (özellikle sosyal hizmet/yardım/indirim süreçlerinde) sınırlı olarak işlenebilir. (Örn. engellilik durumuna ilişkin rapor/sağlık raporu, sağlık verisi niteliğindeki belgelerde yer alan ilgili bilgiler)

Diğer Veriler: Yukarıdaki kategorilerde sayılmayan, başvuru/işlem türüne göre işlenebilecek diğer veriler. (Örn. tapu/taşınmaz bilgisi, araç plaka bilgisi, ruhsat/izin belgeleri, görgü-tespit tutanakları kapsamında yer alan bilgiler)

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

 Kişisel verileriniz; Belediyemizin görev ve yetkileri kapsamında kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve belediye ile olan işlem/başvuru süreçlerinizin yönetilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

1. Belediye hizmetlerinin sunulması ve başvuru/işlem süreçlerinin yürütülmesi: Dilekçe ve başvuruların alınması, değerlendirilmesi, sonuçlandırılması; e-belediye/kurumsal web sitesi üzerinden yürütülen işlemler (varsa çevrim içi hizmetler) ve hizmete ilişkin kayıtların oluşturulması.
2. Belediyenin mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi: Yetkili kurumlara bildirim/raporlama, kayıt tutma, saklama ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi; belediye faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi.
3. Mali süreçlerin yürütülmesi: Tahakkuk-tahsilat işlemleri, ödeme/iadeler, faturalandırma ve mali kayıtların oluşturulması ve yönetimi.
4. Taleplerin, şikâyetlerin ve geri bildirimlerin yönetimi: Belediyeye iletilen talep/şikâyet/önerilerin alınması, incelenmesi, sonuçlandırılması; gerekli hâllerde sizinle iletişime geçilmesi.
5. CİMER/Bilgi Edinme başvurularının yürütülmesi: CİMER ve Bilgi Edinme Hakkı kapsamındaki başvuruların ilgili birimlere yönlendirilmesi, değerlendirilmesi ve süresinde yanıtlanması.
6. Hukuki iş ve işlemler ile uyuşmazlık yönetimi: Yargı organları ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması; hakların tesisi, kullanılması veya korunması; olası ihtilaf süreçlerinin yürütülmesi.
7. Denetim ve inceleme süreçlerinin yürütülmesi: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılabilecek denetim/inceleme süreçlerinde gerekli bilgi-belgelerin sağlanması; iç kontrol faaliyetlerinin yürütülmesi.
8. Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması: Belediye hizmet binaları ve tesislerinde can ve mal güvenliğinin sağlanması, yetkisiz girişlerin önlenmesi, güvenlik olaylarının tespiti ve yönetimi (kamera kayıtları dâhil).
9. Bilgi güvenliği ve iş sürekliliğinin sağlanması: Kurumsal web sitesi/e-belediye sistemleri ve bilgi teknolojileri altyapısının güvenli şekilde işletilmesi, log kayıtlarının tutulması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve teknik-idari tedbirlerin uygulanması.
10. Kurumsal raporlama ve hizmet geliştirme: Sunulan hizmetlerin kullanımına ilişkin raporlama/istatistik üretimi, hizmet kalitesinin artırılması ve süreçlerin iyileştirilmesi (mümkün olan hâllerde anonimleştirme/ölçülülük ilkeleri gözetilerek).
11. Kurumsal iletişim ve bilgilendirme faaliyetleri: Belediye hizmetlerine ilişkin duyuru/bilgilendirmelerin yapılması; iletişim stratejilerinin yürütülmesi ve vatandaş iletişiminin yönetimi (tanıtım/pazarlama faaliyetleri varsa ayrıca değerlendirilir).

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca işleme amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

1. Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talep ve denetimleri kapsamında, talep amacıyla sınırlı olarak (örn. bakanlıklar, kolluk birimleri, yargı mercileri, Sayıştay ve benzeri yetkili otoriteler).
2. Belediye iştirakleri, bağlı kuruluşlar ve kamu hizmetinde iş birliği yapılan kurumlar (varsa): Belediyenin sunduğu hizmetlerin yürütülmesi ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla, ilgili hizmete özgülenmiş olmak kaydıyla; belediye iştirakleri, diğer belediyeler ve belediye ile kurumsal/yasal ilişki içinde olunan kamu kurumları (örn. ildeki büyükşehir belediyesi ve bağlı birimler ile ortak yürütülen süreçler kapsamında).
3. Bankalar ve ödeme kuruluşları: Tahsilat/ödeme/iadeye ilişkin işlemlerin yürütülmesi amacıyla.
4. Elektronik ileti gönderimi hizmeti sağlayıcıları: Kamu hizmetlerine ilişkin bilgilendirme ve bildirimlerin (SMS/e-posta vb.) iletilebilmesi amacıyla, anlaşmalı hizmet sağlayıcılara.
5. Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler): Belediyenin hizmetlerinin yürütülmesi için teknik altyapı, yazılım, bakım/destek, arşivleme, danışmanlık vb. hizmetlerin temini kapsamında; yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve veri işleyen sıfatıyla.
6. Ulaşım/altyapı gibi özel hizmet süreçlerine ilişkin kurumlar: Belediye hizmetinin niteliği gereği belirli bir alanda (örn. toplu taşıma/altyapı) hizmetin yürütülmesi için veri paylaşımı zorunlu ise, ilgili kamu kurumu/iştirak ile ilgili hizmetle sınırlı olarak.

Yurt dışına aktarım: Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Belediyeye bağlı merkez/birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, yeni süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Devlet arşiv rejimi ve arşiv mevzuatı kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Belediyemizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi almak isterseniz, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanalları üzerinden Belediyemize başvurabilirsiniz.

İlgili ßKişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Belediyemize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

1. Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgelerle birlikte Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye adresine şahsen/posta yoluyla iletebilirsiniz.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
3. Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Belediyemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, bilgi@soma.bel.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. (Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir.)

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgeleri sunmanız beklenir. Belediyemiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır.

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Belediyemiz internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.