Meclis Üyeleri için Aydınlatma Metni

---

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

SOMA BELEDİYESİ

MECLİS ÜYELERİ İÇİN AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Belediyesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Soma Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni KVKK’nın 10.maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”inizi de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

Adres: Kurtuluş Mh. Cengiz Topel Meydanı No : 8 Soma Manisa

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; belediye meclis üyeliği görevinizin yürütülmesi kapsamında, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz; Belediyemizin ilgili birimleri (özellikle meclis/yazı işleri ve destek hizmet birimleri), resmî yazışmalar, meclis toplantıları ve komisyon çalışmaları, huzur hakkı ve ödeme süreçleri, bildirim/beyan yükümlülükleri ile Belediye içerisinde faaliyetlerin yürütülmesi için kullanılan bilgi sistemleri ve fizikî evrak süreçleri aracılığıyla toplanabilir. Belediye meclisi üyelerine huzur hakkı ödenmesi ve meclis/komisyon çalışmalarının yürütülmesi 5393 sayılı Kanun çerçevesinde düzenlenmektedir.

Kişisel verileriniz; mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilebilir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e),
• Meşru menfaat için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f)

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Belediye meclisinin çalışma usulleri, komisyonların oluşumu ve meclis üyelerine ilişkin bazı mali/idari süreçler mevzuatla düzenlenmiştir.

Açık rıza (istisnai): Kanun’da öngörülen diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rızanıza başvurulur.

Özel nitelikli kişisel veriler: Özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK m.6/3’te öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli teknik-idari tedbirler alınarak işlenir. Bu kapsamda, belediye meclisi üyeliği görevinin yürütülmesi sırasında siyasi düşünceyi ortaya koyabilecek siyasi parti/grup bilgileri gibi özel nitelikli kişisel verilerinizin işlenmesi söz konusu olursa, işlenen veri türüne ve ilgili sürece göre uygun işleme şartı seçilerek uygulanır.

Bu kapsamda örnek olarak, belediye meclisi ve ihtisas komisyonlarının oluşumu ile çalışma düzeninde siyasi parti gruplarına ilişkin bilgilerin işlenmesi gündeme geldiğinde, somut olaya göre öncelikle KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi) şartı değerlendirilir. 5393 sayılı Kanun ve belediye meclisi çalışma düzenine ilişkin ikincil mevzuat kapsamında ihtisas komisyonlarının oluşumunda siyasi parti grupları esas alınabilmektedir.

Açık rıza (istisnai): Yukarıdaki şartların bulunmadığı veya ilgili işlem/faaliyet bakımından uygulanamadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde KVKK m.6/3-a kapsamında açık rızanıza dayanılabilir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz, Belediyemiz tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, belediye meclis üyeliği görevinizin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/doğum yeri, cinsiyet, uyruk, medeni hâl, imza)

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Örn. telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri/adres bilgisi)

Fiziksel Mekân Güvenliği: Belediye hizmet binaları ve meclis toplantı alanlarında güvenliğe ilişkin veriler. (Örn. kamera görüntü kayıtları, giriş-çıkış kayıtları)

Finans: Meclis üyeliği kapsamında yapılabilecek ödeme süreçlerine ilişkin bilgiler. (Örn. banka hesap bilgisi, IBAN, huzur hakkı ödemesine esas mali bilgiler)

Siyasi Düşünce Bilgileri (Özel nitelikli kişisel veri): Kişinin siyasi düşüncesini ortaya koyabilecek veriler. (Örn. siyasi parti/grup bilgisi)

Diğer: Yukarıdaki kategorilerde sayılmayan, meclis üyeliği görevinin yürütülmesi kapsamında işlenebilecek diğer veriler. (Örn. mal bildirimine/mal beyanına ilişkin bilgiler, komisyon üyeliği/görevlendirme kayıtları, huzur cetveli/yoklama bilgileri)

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

Kişisel verileriniz; belediye meclis üyeliği görevinizin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

1. Belediye meclisi faaliyetlerinin yürütülmesi: Meclis toplantılarının planlanması, gündem oluşturulması, yoklama ve katılım süreçlerinin yürütülmesi, karar alma süreçlerinin işletilmesi ve meclis çalışmalarının idari olarak organize edilmesi. Belediye meclisinin toplantı ve çalışma usulleri ilgili mevzuatta düzenlenmiştir.
2. İhtisas komisyonları ve diğer meclis içi görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi: Komisyon üyeliklerinin belirlenmesi, komisyon çalışmalarının yürütülmesi, siyasi parti grupları ve bağımsız üyelerin meclisteki dağılımına göre komisyon oluşumlarının planlanması ve buna ilişkin kayıtların tutulması. Komisyonların siyasi parti grupları ve bağımsız üyelerin meclisteki oranına göre oluşturulması belediye meclisi uygulama rehberlerinde açıkça yer almaktadır.
3. Huzur hakkı ve mali/idari süreçlerin yürütülmesi: Meclis ve komisyon toplantılarına katılımın tespiti, huzur hakkı ödemelerine esas kayıtların tutulması, ödeme ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi. Belediye meclis başkan ve üyelerine, meclis ve komisyon toplantılarına katıldıkları günler için huzur hakkı ödenmesine ilişkin çerçeve mevzuatta düzenlenmiştir.
4. Mevzuata uyum, kayıt, saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi: Meclis kararları, komisyon raporları, yoklama/huzur cetvelleri, bildirim ve beyanların ilgili mevzuat ile arşiv düzenine uygun şekilde kayıt altına alınması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilebilmesi.
5. Denetim ve inceleme süreçlerinin yürütülmesi: Yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından yapılabilecek denetim, teftiş ve inceleme süreçlerinde gerekli bilgi ve belgelerin hazırlanması ve sunulması.
6. Hukuki iş ve işlemler ile uyuşmazlık yönetimi: Yargı organları ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması, hakların tesisi, kullanılması veya korunması ile meclis üyeliğine ilişkin hukuki süreçlerin yürütülmesi.
7. Fiziksel mekân güvenliği ve toplantı düzeninin sağlanması: Belediye hizmet binaları ve meclis toplantı alanlarında güvenliğin temini, yetkisiz girişlerin önlenmesi, güvenlik olaylarının tespiti ve gerektiğinde kayıtların incelenmesi.
8. Bilgi güvenliği ve sistem güvenliğinin sağlanması: Meclis üyelerine ilişkin kayıtların tutulduğu bilgi sistemlerinde erişim güvenliğinin sağlanması, log kayıtlarının tutulması, veri güvenliği kapsamında gerekli teknik ve idari tedbirlerin uygulanması.
9. Kurumsal raporlama, planlama ve yönetsel hazırlık süreçlerinin yürütülmesi: Meclis faaliyetlerine ilişkin rapor, sunum, istatistik ve yönetsel hazırlık çalışmalarının yapılması; toplantı ve acil durum planlamalarının yürütülmesi.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca işleme amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Yurt içi aktarımda, işleme ve aktarım bakımından aynı hukuki şartların aranması esastır.

1. Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talep ve denetimleri kapsamında, talep amacıyla sınırlı olarak; ayrıca meclis üyeliği görevinin yürütülmesinden kaynaklanan bildirim ve resmî süreçlerin yerine getirilmesi amacıyla aktarım yapılabilir.
2. Yargı mercileri ve idari makamlar: Yargı organlarının ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması, hakların tesisi, kullanılması veya korunması ile hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla aktarım yapılabilir.
3. Bankalar ve ödeme kuruluşları: Meclis üyeliği kapsamında yapılabilecek huzur hakkı ve benzeri ödeme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, yalnızca gerekli mali verilerle sınırlı olarak aktarım yapılabilir.
4. Denetim/teftiş mercileri ve ilgili resmî otoriteler: Meclis kararları, huzur cetvelleri, komisyon çalışmaları ve diğer meclis faaliyetlerine ilişkin denetim, inceleme ve teftiş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla aktarım yapılabilir.
5. Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler): Meclis faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan bilgi sistemleri, yazılım, arşivleme, teknik bakım-destek ve benzeri hizmetlerin sunulabilmesi amacıyla; yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve veri işleyen sıfatıyla aktarım yapılabilir. Veri aktarımında amaçla sınırlılık ve veri minimizasyonu ilkeleri gözetilmelidir.

Özel nitelikli kişisel veriler bakımından not: Meclis üyeliği sürecinde işlenmesi gündeme gelebilecek özel nitelikli kişisel verilerin aktarımı, ancak KVKK m.6/3 kapsamındaki uygun şartların bulunması ve gerekli ilave tedbirlerin alınması hâlinde yapılabilir.

Yurt dışına aktarım: Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Belediyeye bağlı merkez/birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, yeni süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Devlet arşiv rejimi ve arşiv mevzuatı kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Belediyemizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

İlgili Kişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Belediyemize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

1. Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgelerle birlikte Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye adresine şahsen/posta yoluyla iletebilirsiniz.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
3. Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Belediyemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, bilgi@soma.bel.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. (Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir.)

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgeleri sunmanız beklenir. Belediyemiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır.

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Belediyemiz internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.