Soma Belediyesi

İstihdam Aydınlatma Metni

SOMA BELEDİYESİ

İSTİHDAM MERKEZİ İÇİN AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Belediyesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Soma Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

Adres: Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Belediyemiz tarafından vatandaşlara yönelik istihdamın desteklenmesi, iş ve meslek edindirme/işe yönlendirme, başvuru ve eşleştirme süreçlerinin yürütülmesi kapsamında, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz; Belediyemizin ilgili birimleri, başvuru formları, kariyer/istihdam masası, meslek edindirme ve yönlendirme süreçleri, kurumsal web sitesi ve dijital başvuru kanalları, çağrı merkezi/iletişim kanalları, resmî sosyal medya hesapları üzerinden iletilen başvurular ve Belediye içerisinde faaliyetlerin yürütülmesi için kullanılan bilgi sistemleri aracılığıyla toplanabilir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinde veri toplama yöntemi ile hukuki sebebin açık ve anlaşılır şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

Kişisel verileriniz; mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilebilir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç),
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e),
Meşru menfaat için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Açık rıza (istisnai): Kanun’da öngörülen diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rızanıza başvurulur. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden bağımsız yürütülür. Kurum rehberlerinde ve kamuoyu duyurularında da aydınlatma ile açık rızanın birlikte ve birbirinin yerine geçecek şekilde kurgulanmaması gerektiği belirtilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler (özellikle sağlık verileri)

İstihdamın desteklenmesine yönelik belediye hizmetlerinde, kural olarak özel nitelikli kişisel veriler yalnızca gerekli ve ilgili olduğu ölçüde işlenir. Sağlık verileriniz (ör. engellilik durumu/raporu) gibi özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK m.6/3 kapsamında işlenen veri türüne ve ilgili sürece göre uygun işleme şartı seçilerek ve gerekli teknik-idari tedbirler alınarak işlenir. Kurumun güncel yaklaşımı da özel nitelikli veriler bakımından, ver türüne göre uygun m.6/3 şartının seçilmesini esas almaktadır.

Bu kapsamda örnek olarak;

Sağlık/engellilik verileri, belediyenin istihdamı destekleme, işe yönlendirme, uygun pozisyona eşleştirme veya sosyal hizmet/sosyal yardım niteliğindeki destek süreçlerinde zorunlu olduğu ölçüde işleniyorsa, somut olaya göre öncelikle KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi), KVKK m.6/3-f (sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi) ve/veya KVKK m.6/3-e (sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler veya yetkili kurum/kuruluşlarca ilgili amaçlarla gerekli olması) şartları değerlendirilir.
Sağlık verisinin yalnızca işe uygunluğun sağlık boyutu veya engellilik durumuna göre uygun istihdam/meslek edindirme desteği gibi belirli bir süreç bakımından gerekli olduğu hâllerde, veri minimizasyonu ilkesi gereğince yalnızca gerekli bilgi işlenir.

Açık rıza (istisnai): Yukarıdaki şartların bulunmadığı veya ilgili işlem/faaliyet bakımından uygulanamadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde KVKK m.6/3-a kapsamında açık rızanıza dayanılabilir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz, Belediyemiz tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, vatandaşlara yönelik istihdamın desteklenmesi, iş ve meslek edindirme, işe yönlendirme ve başvuru/eşleştirme süreçleri kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/doğum yeri, cinsiyet, uyruk, medeni hâl, imza)

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Örn. telefon numarası, yerleşim yeri/adres bilgisi, e-posta adresi)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. fotoğraf; çağrı merkezi üzerinden işlem yapılması hâlinde ses kaydı)

Fiziksel Mekân Güvenliği: Belediyemiz hizmet binaları ve başvuru noktalarında güvenliğe ilişkin veriler. (Örn. kamera görüntü kayıtları, ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları)

Başvuru / İşlem Verisi: İstihdam destek hizmeti kapsamında yürütülen başvuru, kayıt ve eşleştirme süreçlerine ilişkin veriler. (Örn. başvuru numarası, başvuru formu içeriği, talep/tercih bilgileri, yönlendirme ve eşleştirme kayıtları, görüşme/not bilgileri)

Finans (varsa): Hizmetin niteliğine göre gerekli olduğu ölçüde finansal bilgiler. (Örn. banka hesap bilgisi/IBAN – yalnızca ödeme/destek verilmesi gereken süreçlerde)

Mesleki Deneyim ve Eğitim Bilgileri: Kişinin iş ve meslek edinme / işe yönlendirme süreçlerinde değerlendirilen mesleki bilgileri. (Örn. diploma bilgisi, eğitim durumu, kurs/sertifikasyon bilgisi, yabancı dil bilgisi, mesleki unvan, önceki iş deneyimi, özgeçmiş bilgileri)

Hukuki İşlem (varsa): Başvuru veya yönlendirme sürecinde hukuki bir uyuşmazlık ya da resmî süreç doğması hâlinde işlenebilecek veriler. (Örn. yargı/idarî makam yazışmaları, itiraz/şikâyet süreçlerine ilişkin kayıtlar)

İşlem Güvenliği: Dijital başvuru kanalları ve bilgi sistemlerinin kullanımı sırasında oluşan işlem ve güvenliğe ilişkin veriler. (Örn. IP adresi, sistem giriş-çıkış kayıtları, işlem logları, kullanıcı adı/ID; şifre/parola gibi bilgiler mümkün olduğunca maskelenmiş/kriptolu şekilde işlenir)

Sağlık Verisi (Özel nitelikli kişisel veri) (varsa): Hizmetin niteliğine göre yalnızca gerekli hâllerde işlenebilen sağlık verileri. (Örn. engellilik durumu/raporu, sağlık raporu – uygun iş/meslek yönlendirmesi veya sosyal destek niteliğindeki süreçlerde gerekli olduğu ölçüde)

Diğer Veriler: Yukarıdaki kategorilerde sayılmayan, hizmetin niteliğine göre işlenebilecek diğer veriler. (Örn. askerlik durumu bilgisi, ehliyet/sürücü belgesi bilgisi – yalnızca başvurulan iş/meslek alanı bakımından gerekli ise)

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

Kişisel verileriniz; Belediyemiz tarafından vatandaşlara yönelik istihdamın desteklenmesi, iş ve meslek edindirme, işe yönlendirme ve başvuru/eşleştirme süreçlerinin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

Başvuru ve kayıt süreçlerinin yürütülmesi: İstihdam destek hizmetine ilişkin başvuruların alınması, kaydının oluşturulması, değerlendirilmesi ve başvuru sürecinin yönetilmesi.
İşe yönlendirme ve eşleştirme süreçlerinin yürütülmesi: Başvuru sahibinin mesleki niteliği, eğitim durumu, deneyimi ve talebi doğrultusunda uygun iş/meslek alanlarına yönlendirilmesi, ilgili işveren veya kurumlarla eşleştirme süreçlerinin yürütülmesi.
Meslek edindirme ve eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi: Meslek edindirme kursları, eğitim, seminer ve benzeri programların planlanması, katılım süreçlerinin yürütülmesi ve gerekli kayıtların tutulması.
Engellilik durumu veya özel koşullara göre uygun yönlendirme yapılması (varsa): Engellilik durumu veya benzeri özel durumlar dikkate alınarak, kişiye uygun istihdam/eğitim/yönlendirme süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi.
Belediyenin mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi: İlgili mevzuat kapsamında kayıt tutma, bildirim, saklama, arşivleme ve gerekli idari işlemlerin yürütülmesi.
Talep, şikâyet ve geri bildirim süreçlerinin yönetimi: Başvuru sahiplerinden gelen talep, öneri ve şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması; gerekli hâllerde ilgili kişi ile iletişime geçilmesi.
CİMER / Bilgi Edinme / resmî başvuru süreçlerinin yürütülmesi: Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER), Bilgi Edinme ve benzeri resmî kanallar üzerinden gelen başvuruların ilgili birimlere yönlendirilmesi ve süresinde cevaplandırılması.
Denetim, inceleme ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılabilecek denetim, inceleme ve raporlama süreçlerinde gerekli bilgi ve belgelerin hazırlanması ve sunulması.
Hukuki iş ve işlemler ile hakların korunması: Yargı organları ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması; hakların tesisi, kullanılması veya korunması; olası uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi.
Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması: Belediye hizmet binaları ve başvuru noktalarında güvenliğin temini, yetkisiz girişlerin önlenmesi ve güvenlik olaylarının yönetimi (kamera kayıtları dâhil).
Bilgi güvenliği ve dijital başvuru sistemlerinin güvenliğinin sağlanması: Kurumsal web sitesi, dijital başvuru kanalları ve ilgili bilgi sistemlerinin güvenli şekilde işletilmesi, log kayıtlarının tutulması ve teknik-idari tedbirlerin uygulanması.
Kurumsal planlama, istatistik ve hizmet geliştirme faaliyetleri: Başvuru ve yönlendirme süreçlerine ilişkin raporlama, istatistik üretimi, hizmet kalitesinin artırılması ve süreçlerin iyileştirilmesi; mümkün olan hâllerde anonimleştirme ve ölçülülük ilkeleri gözetilerek.
Kurumsal iletişim ve bilgilendirme faaliyetleri: İstihdam destek hizmetine ilişkin duyuru ve bilgilendirmelerin yapılması; başvuru sahibinin belediye ile paylaştığı iletişim kanalları üzerinden gerekli bilgilendirmenin sağlanması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca işleme amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Yurt içi aktarımda, kişisel verilerin işlenmesi için aranan hukuki şartların aktarım bakımından da sağlanması esastır.

Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talep ve denetimleri kapsamında, talep amacıyla sınırlı olarak; ayrıca mevzuattan kaynaklanan bildirim, raporlama ve resmî süreçlerin yürütülmesi amacıyla aktarım yapılabilir. Belediyeler, İçişleri Bakanlığı denetim ve teftiş süreçlerine ve Sayıştay denetimine tabi olabildiğinden, bu tür resmî denetim süreçlerinde gerekli bilgi ve belgelerin yetkili mercilere sunulması gündeme gelebilir.
İş birliği yapılan kamu kurum ve kuruluşları ile belediye iştirakleri/bağlı kuruluşlar (varsa): Vatandaşlara yönelik istihdamı destekleme, iş ve meslek edindirme, eğitim, yönlendirme ve kamu hizmetinin koordineli şekilde yürütülmesi amacıyla, belediyenin kurumsal/yasal ilişki içinde olduğu kamu kurumları, belediye iştirakleri veya bağlı kuruluşlarla, ilgili hizmetle sınırlı olarak aktarım yapılabilir. Kamu hizmetinin özel hukuk kurallarına tabi yapılar eliyle yürütülmesi, faaliyetin kamu hizmeti niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.
İşverenler, iş ortakları ve hizmetin yürütülmesinde iş birliği yapılan gerçek/tüzel kişiler: Başvuru sahibinin uygun iş veya meslek alanlarına yönlendirilmesi, eşleştirme yapılması, iş görüşmesi/istihdam değerlendirmesi süreçlerinin yürütülmesi ve mesleki fırsatların sunulabilmesi amacıyla, yalnızca gerekli olduğu ölçüde işverenler veya iş birliği yapılan kuruluşlarla paylaşım yapılabilir. Bu aktarımda veri minimizasyonu ve amaçla sınırlılık ilkeleri gözetilmelidir. Kurum, kişisel verilerin işlenme amacının gerektirdiğinden fazla işlenmesi veya aktarılmasının veri minimizasyonu ilkesine aykırı olduğunu açıkça vurgulamaktadır.
Elektronik ileti gönderimi hizmeti sağlayıcıları: Başvuru ve yönlendirme süreçlerine ilişkin bilgilendirmelerin, duyuruların veya randevu/çağrı bildirimlerinin SMS/e-posta yoluyla iletilebilmesi amacıyla, anlaşmalı hizmet sağlayıcılara aktarım yapılabilir. Bu aktarım, yalnızca iletişim faaliyetinin yürütülmesi için gerekli verilerle sınırlı tutulur. Yurt içi aktarımda veri sorumlusu-veri işleyen ayrımı ve aktarımın kapsamı, işleme amacıyla uyumlu şekilde belirlenmelidir.
Tedarikçiler ve teknik hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler dâhil): Başvuru sistemleri, dijital kayıt altyapısı, teknik bakım-destek, yazılım, arşivleme ve benzeri hizmetlerin sağlanabilmesi amacıyla, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde teknik tedarikçilere/veri işleyenlere aktarım yapılabilir. Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği de veri işleme faaliyetlerinde alıcı grupları ve saklama süreleri gibi unsurların kayıt altına alınmasını öngörmektedir.
Yargı mercileri ve idari makamlar: Yargı organlarının ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması, hakların tesisi, kullanılması veya korunması ve olası hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla aktarım yapılabilir.

Yurt dışına aktarım: Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Yurt dışına aktarımın gündeme gelmesi hâlinde, 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesinde öngörülen güncel rejim (yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya arızi istsnalar) ayrıca değerlendirilir ve gerekli hukuki mekanizmalar tesis edilir.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Belediyeye bağlı merkez/birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, yeni süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Devlet arşiv rejimi ve arşiv mevzuatı kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Belediyemizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi almak isterseniz, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanalları üzerinden Belediyemize başvurabilirsiniz.

İlgili Kişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Belediyemize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgelerle birlikte Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye adresine şahsen/posta yoluyla iletebilirsiniz.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Belediyemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, bilgi@soma.bel.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. (Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir.)

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgeleri sunmanız beklenir. Belediyemiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır.

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Belediyemiz internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.