Çalışanlar için Aydınlatma Metni

---

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

SOMA BELEDİYESİ PERSONELLERİ İÇİN AYDINLATMA METNİ

 

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Belediyesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Soma Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni KVKK’nın 10.maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”inizi de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

Adres: Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Soma Belediyesi nezdinde istihdam ilişkinizin kurulması ve yürütülmesi kapsamında sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz; İnsan Kaynakları ve özlük süreçleri (özlük dosyası oluşturulması/güncellenmesi), bordro-ücret ve yan haklar süreçleri, puantaj/izin/mesai süreçleri, eğitim ve görevlendirme süreçleri, kurumsal iletişim ve yazışma kanalları (EBYS/e-posta vb.), bilgi sistemleri ve erişim yetkilendirmeleri, zimmet/demirbaş işlemleri, iş sağlığı ve güvenliği süreçleri ile Belediye hizmet binaları/tesislerinde fizikî mekân güvenliğinin sağlanmasına yönelik sistemler (kamera kayıtları, giriş-çıkış kayıtları vb.) aracılığıyla toplanabilir. Ayrıca mevzuatın gerektirdiği durumlarda verileriniz; SGK ve ilgili kamu kurumları, bankalar (ücret ödemeleri), işyeri hekimi/OSGB ve benzeri yetkili birimler üzerinden de temin edilebilir.

Kişisel verileriniz; mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilebilir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması (KVKK m.5/2-c),
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e),
• Meşru menfaat için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Açık rıza (istisnai): Kanun’da öngörülen diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rızanıza başvurulur. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden bağımsız yürütülür.

Özel nitelikli kişisel veriler: Özel nitelikli kişisel verileriniz (örn. sağlık verileri, sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri verileri), KVKK m.6/3’te öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli teknik-idari tedbirler alınarak işlenir. 12/03/2024 tarihli 7499 sayılı Kanun ile m.6’da yapılan değişiklikler uyarınca, özel nitelikli verilerin işlenmesinde işlenen veri türüne göre uygun işleme şartı seçilerek uygulanır.

Bu kapsamda örnek olarak;

• Sağlık verileri (işe giriş/periyodik muayene, rapor süreçleri, işe uygunluk, İSG süreçleri vb.) bakımından çoğunlukla KVKK m.6/3-f (istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülükler) ve sürece göre KVKK m.6/3-e (sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler/yetkili kurumlarca ilgili amaçlarla gerekli olması) şartlarına dayanılır.
• Sendika üyeliği verileri bakımından, sendikal süreçlerin yürütülmesi/aidat işlemleri gibi durumlarda somut sürece göre KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi) ve/veya KVKK m.6/3-f şartlarına dayanılabilir.
• Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri verileri bakımından, yalnızca gerekli hâllerde ve çoğunlukla KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi) şartı; uyuşmazlık/hukuki süreçlerde ise somut olaya göre KVKK m.6/3-d (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması) şartı değerlendirilir.

Açık rıza (istisnai): Yukarıdaki şartların bulunmadığı veya ilgili işlem/faaliyet bakımından uygulanamadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde KVKK m.6/3-a kapsamında açık rızanıza dayanılabilir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz, Belediyemiz tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, istihdam ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/doğum yeri, cinsiyet, uyruk, medeni hâl, imza)

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Örn. telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri/adres bilgisi)

Lokasyon: Konum/lokasyon bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Örn. görev/iş organizasyonu kapsamında araç/cihaz üzerinden konum bilgisi; saha görevlendirmelerinde lokasyon kaydı – varsa)

Özlük: Personel özlük dosyası ve istihdam süreçlerine ilişkin veri türleridir. (Örn. SGK işe giriş/çıkış, sicil/özlük bilgileri, bordro ve ücret unsurları, izin/rapor/puantaj kayıtları, disiplin/uyarı süreç kayıtları, görev/ünvan/birim bilgileri)

Fiziksel Mekân Güvenliği: Belediye bina/tesislerinde güvenliğe ilişkin veriler. (Örn. giriş-çıkış kayıtları, kartlı geçiş kayıtları (varsa), kamera görüntü kayıtları)

İşlem Güvenliği: Bilgi sistemleri ve dijital kanalların kullanımına ilişkin kayıtlar. (Örn. kullanıcı adı/ID, erişim yetkisi kayıtları, işlem logları, IP adresi, sistem giriş-çıkış kayıtları)

Not: Şifre/parola gibi bilgiler mümkün olduğunca maskelenmiş/kriptolu şekilde işlenir; gerekli teknik-idari tedbirler uygulanır.

Hukuki İşlem: Hukuki süreç ve işlemlere ilişkin bilgiler. (Örn. dava/icra dosyası bilgileri, tebligat kayıtları, adli/idarî makam yazışmaları; ücret haczi/nafaka/mahkeme kesintileri gibi bordroya yansıyan işlemler)

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Özel nitelikli): Adli sicil ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler. (Örn. adli sicil kaydı – mevzuatın gerekli kıldığı hâllerde)

Finans: Ücret ödemeleri ve mali süreçlere ilişkin bilgiler. (Örn. banka hesap bilgisi/IBAN, ödeme/avans/harcırah/masraf iadesi kayıtları)

Mesleki Deneyim: Mesleki yeterlilik ve kariyer bilgileri. (Örn. diploma/mezuniyet bilgisi, mesleki sertifikalar, hizmet içi eğitim kayıtları, yabancı dil bilgisi, mesleki unvan)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Görsel/işitsel veriler. (Örn. fotoğraf; kurum içi etkinlik/organizasyon kayıtları – varsa)

Sağlık Bilgileri (Özel nitelikli): İşyeri hekimliği/İSG ve istihdam süreçlerinde gerekli olabilecek sağlık verileri. (Örn. işe giriş/periyodik muayene kayıtları, sağlık raporları, engellilik durumu, iş kazası/meslek hastalığı süreçlerinde gerekli kayıtlar)

Sendika Bilgileri (Özel nitelikli): Sendika üyeliğine ilişkin bilgiler. (Örn. üye olunan sendika bilgisi, aidat/işlem kayıtları – ilgili mevzuat kapsamında)

Diğer: Yukarıdaki kategorilerde sayılmayan, istihdam sürecine göre işlenebilecek diğer veriler. (Örn. askerlik durumu, sürücü belgesi bilgisi (görev gerektiriyorsa), zimmet/demirbaş kayıtları, taşınır-taşınmaz beyanları (süreç gerektiriyorsa))

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

Kişisel verileriniz; iş ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi ile Belediyemizin mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

1. İstihdam ve özlük süreçlerinin yürütülmesi: İşe giriş/atama/görevlendirme işlemleri, özlük dosyasının oluşturulması ve güncellenmesi, görev/ünvan/birim süreçlerinin yürütülmesi.
2. İnsan kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi: Organizasyon/birim yönetimi, iç iletişim, izin/mesai/puantaj süreçleri ve personel süreçlerinin işletilmesi.
3. Ücret, bordro ve yan haklar süreçlerinin yürütülmesi: Ücret ödemeleri, bordrolama, harcırah/avans/masraf iadesi, kesinti/mahsup işlemleri; bankacılık ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi.
4. Sosyal güvenlik ve mevzuat kaynaklı bildirimlerin yapılması: SGK işlemleri, vergi ve diğer mevzuat kapsamındaki kayıt/bildirim/raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
5. Eğitim ve gelişim faaliyetlerinin yürütülmesi: Zorunlu/mesleki eğitimlerin planlanması, sertifikasyon, seminer ve organizasyonlara katılım süreçlerinin yönetimi; kariyer gelişimi.
6. Sendikal süreçlerin yürütülmesi: Sendika üyeliği/aidat kesintisi ve sendikal haklardan kaynaklanan süreçlerin yürütülmesi; özlük bilgilerinin güncel tutulması.
7. İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi: İSG yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, gerekli tedbirlerin alınması, İSG eğitimleri ve (gerekiyorsa) işyeri hekimliği/işe uygunluk süreçlerinin yürütülmesi.
8. Fiziksel mekân güvenliği ve disiplin süreçlerinin yürütülmesi: Belediye bina/tesislerinde güvenliğin sağlanması, giriş-çıkış kontrolü, kamera kayıtlarının işyeri güvenliği/disiplin ve denetim amaçlarıyla değerlendirilmesi.
9. Bilgi güvenliği ve bilgi sistemleri yönetimi: Erişim yetkilendirme, kullanıcı hesabı yönetimi, loglama, siber güvenlik, sistem sürekliliği ve kurum içi uygulamaların (örn. ERP/EBYS) güvenli işletimi.
10. Zimmet, demirbaş ve kaynak yönetimi: Çalışana teslim edilen araç-gereçlerin (kimlik kartı, ekipman, araç vb.) güvenli/etkin kullanımının sağlanması ve zimmet süreçlerinin yürütülmesi.
11. Denetim, teftiş ve mevzuata uyum süreçlerinin yürütülmesi: Yetkili kamu kurum/kuruluşları ve ilgili otoritelerce yapılabilecek denetim/inceleme süreçlerinin yürütülmesi; saklama, arşiv ve kayıt düzenine uyum.
12. Hukuki iş ve işlemler ile uyuşmazlık yönetimi: Yargı organları ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması; hakların tesisi/kullanılması/korunması; mahkeme kararlarının yerine getirilmesi.
13. Acil durum, olay yönetimi ve iç denetim/disiplin süreçleri: İşyerinde meydana gelebilecek olaylarda acil durum yönetimi, olay inceleme, iç denetim ve disiplin sürecinin yürütülmesi.
14. Kurumsal raporlama ve yönetimsel planlama: İnsan kaynakları ve iş süreçleri kapsamında gerekli raporlama/istatistik üretimi ve planlama faaliyetlerinin yürütülmesi (mümkün olan hallerde anonimleştirme/ölçülülük ilkeleri gözetilerek).

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca işleme amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir.

1. Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talep ve denetimleri kapsamında, talep amacıyla sınırlı olarak; ayrıca mevzuattan kaynaklanan bildirim ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla ilgili kurumlara aktarım yapılabilir.
2. Sosyal Güvenlik Kurumu, vergi idaresi ve ilgili resmî kurumlar: İstihdam, ücret, bordro, sosyal güvenlik, vergi ve diğer özlük yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla.
3. Bankalar ve ödeme kuruluşları: Ücret ödemeleri, harcırah/avans/masraf ödemeleri ve diğer mali süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
4. İşyeri hekimi, OSGB ve ilgili sağlık hizmeti sunucuları: İş sağlığı ve güvenliği, işe giriş/periyodik muayene, işe uygunluk değerlendirmesi ve ilgili sağlık süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.

Özel nitelikli kişisel veriler bakımından aktarım, yalnızca ilgili mevzuat ve KVKK m.6/3 kapsamındaki uygun işleme şartları çerçevesinde yapılır.

5. Sendikalar ve ilgili sendikal kuruluşlar: Sendika üyeliği, aidat kesintisi ve sendikal haklardan kaynaklanan süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
6. Avukatlar / avukatlık ortaklıkları ve hukuki danışmanlar: Hukuki iş ve işlemlerin takibi, dava/icra süreçlerinin yürütülmesi ve hakların tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla.
7. Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler dâhil): Bilgi sistemleri, yazılım, bakım-destek, arşivleme, güvenlik, eğitim ve benzeri hizmetlerin temini amacıyla; yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve veri işleyen sıfatıyla.
8. Belediye iştirakleri, bağlı kuruluşlar ve iş birliği yapılan kamu kurumları: Kamu hizmetlerinin yürütülmesi, kurum içi koordinasyonun sağlanması ve görevlendirme/organizasyon süreçlerinin işletilmesi amacıyla, ilgili hizmet ve süreçle sınırlı olarak.
9. Denetim, teftiş ve mali müşavirlik/bağımsız denetim hizmeti sağlayıcıları: Denetim, iç kontrol, mali raporlama ve mevzuata uyum süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.

Kişisel verilerinizin aktarımında, amaçla sınırlılık, ölçülülük, asgari veri işleme ve veri güvenliği ilkeleri gözetilir. Yurt içi aktarımda Kanun, kişisel verilerin işlenmesi ile aktarılması bakımından aynı şartların bulunmasını aramaktadır.

Yurt dışına aktarım: Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Belediyeye bağlı merkez/birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, yeni süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Devlet arşiv rejimi ve arşiv mevzuatı kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Belediyemizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi almak isterseniz, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanalları üzerinden Belediyemize başvurabilirsiniz.

İlgili Kişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Belediyemize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

1. Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgelerle birlikte Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye adresine şahsen/posta yoluyla iletebilirsiniz.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
3. Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Belediyemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, bilgi@soma.bel.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. (Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir.)

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi/belgeleri sunmanız beklenir. Belediyemiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır.

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Belediyemiz internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.