Çalışanlar için Aydınlatma Metni

---

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

SOMA BELEDİYESİ PERSONELLERİ İÇİN AYDINLATMA METNİ

 

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

 

Soma Belediyesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

 

Soma Belediyesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni KVKK’nın 10.maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,  bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”inizi de kapsamaktadır.

 

Veri Sorumlusu

 

Veri Sorumlusu: Soma Belediyesi

 

Adres: Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye

 

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Soma Belediyesi veya Belediye” olarak anılacaktır.)

 

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Belediyenin bağlı birimleri, Belediye içerisinde faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz mevzuatta belirtilen ya da işleme amaçlarının öngördüğü süre çerçevesinde işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddenin maddesi 1. fıkrası kapsamında açık rıza şartının sağlanması veya 5. maddenin 2.fıkrası uyarınca belirtilen;

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

 kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenmektedir.

Sağlık ve cinsel hayat dışında yer alan “sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri” olarak işlenen özel nitelikli kişisel verileriniz “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları”   başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi 2. fıkrası kapsamında açık rıza şartının sağlanması veya 6. maddenin 3. fıkrası uyarınca kanunlarda öngörülen hallerde işlenecektir. 

Sağlık bilgilerinize ilişkin özel nitelikli kişisel verileriniz “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi 2. fıkrası kapsamında açık rıza şartının sağlanması veya 6. maddenin 3. fıkrası uyarınca sadece sır saklama yükümlülüğü altında bulunan yetkili kişilerce kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla toplanacaktır.

 

İşlenen Kişisel Verileriniz

 

Kişisel Verileriniz güvenli bir şekilde, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda kişisel veri olarak aşağıda yer alan veriler toplanmaktadır;

 

Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. Ad, Soyad, Doğum Tarihi / Doğum Yeri, TC Kimlik Numarası, Cinsiyet, SGK Sicil No, Uyruk, Medeni Hali)

 

İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Örn. Telefon numarası, Yerleşim Yeri Adresi, E-posta Adresi)

Lokasyon: Kişiye ait konum, lokasyon bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Örn.Konum Bilgisi)

Özlük: Bu veri kategorisi personel özlük dosyasında yer alan veri türlerini ifade etmektedir. (Örn. SGK İşe Giriş/Çıkış Bilgileri,  Bordro Bilgileri, Disiplin Soruşturması Bilgileri, Puantaj Kayıtları)

 

Fiziksel Mekân Güvenliği: Bu veri kategorisi çalışanların giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Örn.Kamera görüntü kayıtları )

 

İşlem Güvenliği: Bu veri kategorisi IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Örn. Güvenlik anahtarları, Kullanıcı adı, Kullanıcı ID, Şifre, Log kayıtları, IP Adresleri )

 

Hukuki İşlem: Bu veri kategorisi kişiye ait hukuki işlem bilgilerini içermektedir. (Örn.Maaş Haczi Bilgileri, İcra Dosyaları ve Adli, İdari Dava Bilgileri )

 

Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: Kişiye ait ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Örn. Adli Sicil Kaydı)

 

Finans: Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Örn.Banka Hesap Numarası, IBAN Bilgisi )

 

Mesleki Deneyim: Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. Kurs - Sertifikasyon Bilgisi, Meslek İçi Eğitim Bilgisi, Diploma Bilgisi, Yabancı Dil Bilgisi, Mesleki Unvan, Eğitim Durumu )

 

Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn. Fotoğraf)

 

Sağlık Bilgileri: Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Örn. Kan Grubu, Tıbbı Özgeçmiş Bilgileri, Mevcut Sağlık Bilgileri, Muayene Sonuçları, Tahlil-Tetkik sonuçları, Kullandığı İlaç Bilgileri, Sağlık Raporları, Fiziki Muayene Sonuçları, Engellilik bilgisi )

 

Sendika Bilgileri: Kişinin sendika bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Üye Olunan Sendika Bilgisi)

 

Diğer: Kişiye ait kanunda sayılmayan diğer verilerin bulunduğu veri grubudur. (Örn.Taşınır Taşınmaz Kayıtları, Askerlik Bilgisi vb. veriler.)

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

• Soma Belediyesi ile ilişkisi olan gerçek veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların Soma Belediyesi veya Soma Belediyesi’ne bağlı merkez ve birimlerinin ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
• 5393 sayılı Belediyeler Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca Soma Belediyesi’nin görev ve sorumlulukları kapsamında gerçekleştirilecek hizmetlerin ifası,
• Soma Belediyesi işlerinin yürütüldüğü veya Soma Belediyesi’ne bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, kamusal ve iş sağlığı güvenliklerinin temini,
• Kamera görüntülerinin depolanması Soma Belediyesi işlerinin yürütüldüğü veya Soma Belediyesi’ne bağlı merkez ve birimlerinde fiziki olarak bulunmanız halinde disiplinin, güvenliğin ve denetimlerin sağlanması,
• 4688 Sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu, 5393 sayılı Belediyeler Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,  3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,  213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,  Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği,  Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve ilgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi,

• Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
• Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
• Soma Belediyesi’nin tüm İnsan Kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi,

• Çalışanların eğitilmesi ve kariyer gelişimi,
• Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilmesi,
• Anlaşmalı olunan bankalar, sigorta şirketleri ve diğer kurumlar tarafından, anlaşmalar çerçevesinde sunulan hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Çalışanlarımızın sendikal haklarının korunabilmesi ve sendikal haklarından kaynaklı hizmetlerin sunulabilmesi ve özlük bilgilerinin doğru ve güncel tutulabilmesi,
• Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimiz kapsamında iş sağlığı ve güvenliği için gerekli önlemlerin alınması, eğitim süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, sağlık ile ilgili hususlarda erken müdahalenin yapılabilmesi,
• Çalışanlarımıza teslim edilen araç ve gereçlerin güvenli, verimli ve etkili kullanılmasının sağlanması,
• Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
• Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,
• Kurum içince meydana gelebilecek olaylarda denetim ve disiplin sürecinin işletilebilmesi,
• Çeşitli raporların, araştırmaların ve sunumların hazırlanması, acil durum yönetim süreçlerinin planlanması,
• Sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi,
• ERP, EBYS ve diğer platformlar aracılığıyla özlük faaliyetlerinin daha etkin biçimde yerine getirilebilmesi,

 

amaçlarıyla işlenecektir.

 

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

 

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Verileriniz;

• Kamu hizmetlerinin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla, iş ortaklıklarımıza ya da Soma Belediyesi iştirak şirketlerine,
• İlgili mevzuat hükümlerine göre kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla T.C. İçişleri Bakanlığına,
• İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Belediyemizin faaliyet konularını ve kamu hizmetlerini gerçekleştirebilmek amacıyla iş birliği içinde olduğumuz yurtiçindeki gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Hukuk işlerinin takibi amacı ile avukatlık ortaklıklarına,

KVK Kanunu’nun 8. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aktarılmaktadır.

 

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

 

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Soma Belediyesi ve Soma Belediyesi’ne bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

 

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi, Devlet Arşiv Hizmetleri mevzuatı ve her halükârda kanuni süreler dahilinde Soma Belediyesi uygulamaları uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerinizin saklanma sürelerine ilişkin detaylı bilgi almak isterseniz ilgili kişinin hakları bölümünde bulunan adresler üzerinden bizimle iletişime geçebilir saklama sürelerine kurumumuzun kayıtlı olduğu Veri Sorumluları Sicili üzerinden ulaşabilirsiniz.

İlgili Kişinin Haklarını Kullanması:

İlgili kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11.maddesi kapsamındaki taleplerinizi “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre “Kurtuluş Mah. Cengiz Topel Meydanı No: 8 Soma / Manisa, Türkiye” adresine yazılı olarak veya  bilgi@soma.bel.tr adresine e-postanızın belediye sistemlerinde kayıtlı olması şartı ile e-posta adresine elektronik ortamdan iletmek suretiyle veya belediyemizin  somabelediyebaskanligi@hs01.kep.tr kep adresine kayıtlı elektronik posta ile başvurarak sayılan haklarını kullanabilecektir. Bu konuda daha kapsamlı düzenleme Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde ve Soma Belediye Başkanlığı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda yapılmıştır. İlgili prosedüre kurum internet sitemizden veya ilgili personele yapacağınız talep doğrultusunda ulaşabilirsiniz.